La durée moyenne d’une inscription de courtier d’assurance est de 8 ans et 4 mois (ORIAS, rapport annuel 2024, données au 31 décembre 2024). Sur une telle durée, un cabinet garde rarement le même logiciel du premier au dernier jour. La migration appartient au cours ordinaire de la vie d’un cabinet, et elle tombe presque toujours au mauvais moment : rachat d’un portefeuille, départ d’un associé, éditeur qui arrête une gamme.
Le jour où l’ACPR demande le dossier d’une affaire de 2021, personne ne se rappelle qu’il vivait dans l’outil précédent. Ou bien il a été réimporté, et la ligne qui porte la recommandation affiche la date de la reprise. Deux ans de travail, une date fausse.
Aucune donnée publique ne chiffre le taux d’échec des migrations de logiciel de courtage en France, ni la durée moyenne d’une reprise. Ce qui suit vient du droit applicable et de la mécanique des outils.
Que perd-on vraiment en changeant de logiciel de courtage ?
Les contacts se transportent presque toujours sans dommage. Ce qui se perd, c’est la chaîne qui relie une recommandation à sa date, à son auteur et aux pièces sur lesquelles elle reposait. Le fichier client se copie. Le dossier de conseil, lui, se reconstitue, et une reconstitution ne vaut pas ce que valait l’original.
Le code civil est explicite sur le point qui compte.
« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » (article 1366 du code civil, en vigueur depuis le 1er octobre 2016)
Deux conditions, donc : identification de l’auteur, intégrité de l’établissement et de la conservation. Un export au format CSV rechargé dans une base neuve ne remplit ni l’une ni l’autre, puisque l’auteur y devient le compte technique qui a lancé l’import et que les conditions de conservation deviennent celles du nouvel outil, à compter du jour de la bascule.
Le cas est banal. Le champ « date de la recommandation » n’existe pas dans le fichier d’export, parce que l’ancien logiciel la déduisait de la date de création de la fiche. Après reprise, tout le portefeuille porte la même date de conseil.
Ce qu’on obtient alors relève de l’article 1379 du même code : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. » La présomption de fiabilité y est réservée aux copies dont l’intégrité est garantie par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. Une ligne de tableur réimportée n’y entre pas.
Le rapport de conseil est la pièce que l’article L.521-4 du code des assurances impose de formaliser par écrit, et c’est elle qu’on relit cinq ans plus tard. Le détail de ce que la DDA exige du rapport de conseil est traité à part.
Jusqu’où faut-il remonter dans l’historique ?
Pas partout, et pas de la même manière selon la donnée. Une migration est le seul moment où un cabinet regarde vraiment ce qu’il conserve. Les durées ne sont pas uniformes : la CNIL retient trois ans pour un prospect qui n’a jamais signé, quand certaines actions en assurance-vie restent ouvertes trente ans après le décès de l’assuré.
| Donnée | Durée de référence | À la bascule |
|---|---|---|
| Prospect sans contrat conclu | 3 ans depuis la collecte ou le dernier contact émanant du prospect (CNIL) | Ne pas reprendre au-delà, purger |
| Dossier de conseil, contrat en cours | Durée du contrat, puis prescription applicable | Reprendre intégralement, pièces et dates |
| Contrat résilié, assurance de dommages | Article L.114-1 du code des assurances | Geler en lecture seule, ne pas réimporter |
| Assurance-vie | 30 ans après le décès de l’assuré pour les actions du bénéficiaire (CNIL) | Archive séparée, hors référentiel de contacts |
| Alerte de fraude qualifiée pertinente | 5 ans au maximum après clôture du dossier (CNIL) | Ne jamais verser dans la base clients |
Deux prescriptions coexistent sans viser la même chose. Celle de l’article L.114-1 du code des assurances porte sur les actions dérivant du contrat ; celle de l’article 2224 du code civil, cinq ans à compter du jour où le demandeur a connu les faits, commande la durée pendant laquelle un cabinet a intérêt à ressortir son dossier de conseil. La CNIL cite les deux. Retenir la plus courte est le meilleur moyen d’avoir purgé la pièce qu’on vous demandera.
Mandats, DER et rapports de conseil : ce qui doit survivre à la bascule
Quatre familles de pièces demandent un traitement séparé : les mandats signés par le client, le document d’entrée en relation fondé sur l’article L.521-2 du code des assurances, les rapports de conseil, et les justificatifs collectés au titre de la vigilance. Toutes portent une date et un auteur. Le piège est de les réimporter en simples fichiers : un PDF détaché de son certificat de signature, de son jeton d’horodatage et du journal de l’opération redevient une copie au sens de l’article 1379. Il reste lisible. Il n’est plus autoportant.
La règle qui tient : conserver le paquet d’origine tel que l’ancien logiciel l’a produit, dans un dépôt distinct, et n’importer dans le CRM que la référence et l’empreinte du document. Un CRM ne rend personne conforme ; il structure et trace le devoir de conseil. Axium expose l’horodatage de chaque étape du recueil et l’export du dossier complet d’une affaire, journal compris. L’archive de l’ancien logiciel reste à conserver : elle seule a été établie au moment des faits.
Comment récupérer ses données chez l’ancien éditeur ?
En le demandant, et en s’appuyant sur le bon texte. Un cabinet de courtage est responsable de traitement au sens du RGPD ; son éditeur de logiciel est sous-traitant. Le sort des données à la fin du contrat ne dépend donc pas du bon vouloir commercial de l’éditeur.
« selon le choix du responsable du traitement, supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie au responsable du traitement au terme de la prestation de services relatifs au traitement » (RGPD, article 28, paragraphe 3, point g)
Le choix appartient au cabinet. Beaucoup de dirigeants abordent pourtant la sortie comme une faveur à négocier, ce qui affaiblit leur position dès la première réunion.
La contrepartie mérite d’être dite : le texte ne fixe ni format, ni délai, ni périmètre technique, si bien qu’un éditeur peut respecter l’article 28 en livrant une archive de PDF qu’aucune machine ne sait relire. L’article 20, celui de la portabilité, ne comble pas ce vide : il ouvre un droit à la personne concernée, pas au cabinet sur son prestataire. Reste le contrat. La clause de réversibilité se lit avant de signer avec le nouvel éditeur, et elle doit nommer le format, le délai, le périmètre, le coût et la durée d’accès en lecture après résiliation.
Le règlement (UE) 2022/2554, dit DORA, applicable depuis le 17 janvier 2025, oblige les entités financières qu’il vise à prévoir une stratégie de sortie pour leurs prestataires informatiques. Les intermédiaires micro-entreprises et PME sont exclus de son champ, et la majorité des cabinets n’y est donc pas soumise. Sa grille de rédaction reste un bon modèle de clause.
Pourquoi la déduplication est un sujet de conformité avant d’être un sujet technique
Fusionner deux fiches revient à choisir laquelle des deux histoires de conseil survit. Un outil de dédoublonnage garde en général la fiche la plus complète et écrase l’autre. Sur un référentiel de contacts, l’opération est sans conséquence. Sur un portefeuille, elle peut supprimer le seul écrit qui atteste d’une recommandation contestée.
Le cabinet décrit ci-dessous est un scénario type, construit pour l’exemple, et non un cas client. Les volumes sont posés en hypothèse ; les durées qui en découlent sont un calcul, pas une mesure.
Un cabinet de trois collaborateurs, 1 200 contrats en portefeuille, neuf ans d’antériorité, avec un second logiciel utilisé en parallèle depuis le rachat d’un petit portefeuille santé. La base sortante contient 1 460 fiches personnes pour environ 1 050 clients distincts, soit 410 fiches en trop, nées de prénoms composés saisis différemment et d’adresses mal normalisées.
Passer les 1 460 fiches une à une, à quatre minutes pièce, occupe 97 heures, soit près de trois semaines pleines d’un collaborateur. Le même contrôle restreint aux 380 dossiers dont la responsabilité du cabinet peut encore être recherchée au titre de la prescription de cinq ans de l’article 2224 du code civil tient en un peu plus de 25 heures. Le reste part en dédoublonnage automatique, les deux historiques de conseil étant conservés sur la fiche survivante et la date de fusion inscrite dans le journal. L’écart entre les deux chiffres décide si la reprise va au bout.
Une règle évite le pire : une fusion ne supprime jamais un rapport de conseil, même en double. En cas de doute, on garde les deux.
Dans quel ordre bascule-t-on ?
Par lots, avec une recette réelle, et sans couper l’ancien outil le jour de la bascule. La séquence qui tient en contrôle est la suivante.
- Geler les créations dans l’ancien logiciel à une date annoncée à l’équipe.
- Exporter deux fois à quinze jours d’intervalle, puis comparer les deux fichiers : c’est ce qui révèle les champs tronqués.
- Charger dans un environnement de recette, jamais directement en production.
- Rejouer entièrement trente dossiers tirés au hasard : recueil des exigences et besoins, recommandation, pièces, dates, auteur.
- Basculer, en gardant l’ancien logiciel accessible en lecture seule pendant douze mois.
Les critères d’arbitrage du logiciel d’arrivée sont traités à part, dans choisir un CRM courtier quand on est indépendant ; les autres sujets de pilotage interne sont rassemblés sur la page organisation du cabinet.
Avant de signer avec le nouvel éditeur, faites porter la discussion sur la sortie plutôt que sur l’import : sous quel format, dans quel délai, à quel prix, et pendant combien de temps l’accès en lecture reste ouvert après résiliation. Un éditeur qui répond par écrit à ces quatre points a déjà réglé la moitié de la migration suivante.
FAQ
Peut-on résilier l’ancien logiciel une fois la migration terminée ?
Pas le jour même. Les écarts de reprise se découvrent à l’usage, sur un dossier précis, plusieurs mois après la bascule. Une période de lecture seule de douze mois, écrite dans l’avenant avec sa date de fin, coûte moins cher qu’une reconstitution manuelle.
Faut-il reprendre les prospects qui n’ont jamais signé ?
Au-delà de trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect, la CNIL considère que la donnée n’a plus à figurer en base active. Une migration est le bon moment pour appliquer cette durée, ce que personne ne fait en exploitation courante.
Un export au format CSV suffit-il à conserver la valeur probante d’un rapport de conseil ?
Non. L’article 1366 du code civil subordonne la force probante de l’écrit électronique à l’identification de son auteur et à des conditions d’établissement et de conservation qui en garantissent l’intégrité. Une ligne réimportée porte l’identité du compte d’import et la date de la reprise. Conservez le document d’origine, avec son horodatage et son journal.
L’ancien éditeur peut-il facturer la restitution des données ?
Le RGPD ne l’interdit pas. Son article 28 impose la suppression ou le renvoi des données au choix du responsable de traitement, sans dire à quel prix ni sous quel format. Le tarif de sortie se négocie donc à l’entrée, dans la clause de réversibilité. Aucune donnée publique ne chiffre le coût moyen d’une telle restitution.
Sources
- Article 1366 du code civil, force probante de l’écrit électronique (nouvelle fenêtre) — Légifrance
- Article 1379 du code civil, copie fiable (nouvelle fenêtre) — Légifrance
- Article L.521-4 du code des assurances, devoir de conseil (nouvelle fenêtre) — Légifrance
- Article L.521-2 du code des assurances, informations précontractuelles (nouvelle fenêtre) — Légifrance
- RGPD, chapitre IV, article 28 sur les obligations du sous-traitant (nouvelle fenêtre) — CNIL
- Les durées de conservation des données du secteur de l’assurance (nouvelle fenêtre) — CNIL
- Rapport annuel 2024, données au 31 décembre 2024 (nouvelle fenêtre) — ORIAS
- Règlement (UE) 2022/2554 dit « DORA » (nouvelle fenêtre) — EUR-Lex
Journal des révisions (1)
- Première publication.